Czym są e-Doręczenia?

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Za pomocą specjalnej skrzynki przedsiębiorca może odbierać i wysyłać oficjalną korespondencję, a system zapewnia potwierdzenie nadania i doręczenia wiadomości.

Kto musi mieć skrzynkę e-Doręczenia?

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy przedsiębiorców wpisanych do CEIDG oraz KRS. Terminy są jednak uzależnione od daty rejestracji firmy.

Co ważne, jeżeli przedsiębiorca posiada prywatną skrzynkę do e-Doręczeń jako osoba fizyczna, nie zastępuje ona firmowego adresu dla działalności gospodarczej należy utworzyć osobny adres.

Jak założyć skrzynkę do e-Doręczeń?

Założenie adresu można przeprowadzić online. Przedsiębiorca może skorzystać z bezpłatnej usługi publicznego dostawcy za pośrednictwem Biznes.gov.pl.

Procedura obejmuje w szczególności:

1. złożenie wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń,

2. elektroniczne podpisanie wniosku – np. profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym,

3. po otrzymaniu informacji o utworzeniu adresu – aktywowanie skrzynki,

4. rozpoczęcie korzystania ze skrzynki do odbierania i wysyłania korespondencji.

Warto pamiętać, że samo złożenie wniosku nie wystarczy. Skrzynkę trzeba jeszcze aktywować. Dopiero wtedy adres zostaje wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) i można z niego korzystać.

Co, jeśli przedsiębiorca nie założy skrzynki w terminie?

Brak skrzynki nie oznacza automatycznie nałożenia konkretnej kary pieniężnej, ale może powodować poważne problemy w kontaktach z administracją. Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia są podstawowym sposobem elektronicznej komunikacji pomiędzy podmiotami publicznymi a podmiotami niepublicznymi, z wyjątkami wynikającymi z przepisów szczególnych.

Przedsiębiorca, który nie dopełni obowiązku, może więc przede wszystkim utrudnić sobie sprawne odbieranie korespondencji urzędowej i załatwianie spraw online. W określonych sytuacjach brak aktywnego adresu może również wydłużyć prowadzenie sprawy.

Zgodnie z przepisami moment doręczenia zależy od sposobu odbioru wiadomości:

• W przypadku odebrania korespondencji: Skutek doręczenia następuje w momencie, gdy adresat podpisze dokument odbioru (np. logując się do skrzynki i pobierając wiadomość). Wtedy wystawiane jest automatyczne Dowodowe Potwierdzenie Doręczenia (DPD).

• W przypadku nieodebrania korespondencji (tzw. fikcja doręczenia): Jeśli adresat nie otworzy wiadomości, korespondencję uznaje się za doręczoną po upływie 14 dni od dnia jej wpłynięcia na skrzynkę e-Doręczeń. Wówczas system wystawia Dowodowe Potwierdzenie Nieodebrania, które ma taką samą moc prawną jak tradycyjne awizo.

W obu przypadkach wskazany przez organ termin na odpowiedź jest w pełni zasadny i wiążący, a jego niedopełnienie niesie za sobą takie same skutki prawne, jak przy tradycyjnym liście poleconym.

Jaki podmioty mogą nam dostarczać korespondencję za pomocą e-Doręczeń?

Obowiązek stosowania e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 roku obowiązuje podmioty publiczne:

• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,

• inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy,

• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,

• Narodowy Fundusz Zdrowia

• Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych.

• Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe - w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego

• inne podmioty publiczne.


Od 1 października 2029 r. ma wejść w życie obowiązek stosowania e-Doręczeń przez:

• Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe w zakresie publicznej usługi hybrydowej.

• Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.


Dlatego nie warto czekać do ostatniej chwili. Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą i do tej pory nie założyłeś firmowej skrzynki do e-Doręczeń, warto zrobić to odpowiednio wcześniej, aby mieć pewność, że adres został utworzony i aktywowany przed upływem obowiązującego terminu.